Først må du sette deg inn i hva institusjonen du søker hos krever for den enkelte søknad. Ofte er det tilrettelagte søknadsveiledninger for hver prosess. Om du er i tvil kan du kontakte institusjonen du søker hos.
Billedmateriale
Bruk gode bilder! Som regel er søknadens viktigste del bildene du sender inn, og kanskje gjelder dette malere i spesielt stor grad. Når det gjelder fotodokumentasjon bør du sørge for at den yter arbeidene dine størst mulig rettferdighet. Tommelfingerregler kan være: Unngå forstyrrende elementer ved siden av verket! Husk hvitbalanse, tilstrekkelig eksponering og riktig fargejustering. Om du ikke har tilgang på programvare som Adobe Lightroom eller Photoshop finnes det kostnadsfrie alternativer, som for eksempel GIMP.
Tekst
Bruk klar tale når du skriver! Mange skriver unødvendig komplisert når de skal beskrive kunsten. En søknadstekst behøver ikke å fange kompleksiteten i prosjektet, men skal heller ta sikte på at leseren raskt skal danne seg et inntrykk av hva du ønsker å gjøre. Still deg selv enkle spørsmål som: Hva skal skapes i løpet av prosessen? Hvordan skal du gå frem? Når det gjelder de mer abstrakte refleksjonene rundt kunsten, trenger du ikke å gå i dybden. Hold deg heller til korte beskrivelser av de tematiske sidene ved prosjektet. Unngå unødvendig bruk av akademisk teori og det som kalles "international art english", altså elitistiske språkkonvensjoner. Grunnen til at dette fungerer best, er at de som bedømmer søknader ofte skal gjennom store mengder tekst på kort tid, og har derfor begrenset tid til å være med på reflekterende resonnementer. Teksten bør som regel ikke være lenger enn én A4 side.
Når det gjelder det formelle bør du passe på at teksten er lett å lese. Det vil si helst skrevet i en font med seriffer eksempelvis Times New Roman, og i skriftstørrelse 12pkt. Den bør også av hensyn til leseren ha luftig linjeavstand og avsnitt med linjeskift.
Skill mellom kunst og prosjektbeskrivelse! Jobber du konseptuelt må du la prosjektet komme tydelig frem uten at søknaden din også blir konseptuell. Om du jobber tverrfaglig og/eller støtter deg til andre medier eller felt bør du beskrive dette på en saklig og tydelig måte, til tross for at du kan føle at beskrivelsen ikke yter prosjektet full rettferdighet. Beskriv kontekstualiseringen av verkene dine, hvor og hvordan du tar sikte på å vise dem.
En annen ting du må passe på er at sammenhengen mellom tekst og bilde skal komme tydelig til uttrykk. Husk at tekst skal underbygge og støtte verkene dine, ikke omvendt! Dette gjelder selvsagt med unntak av tekstbaserte arbeider. Har du søkt tidligere uten å få tilslag bør du også endre billedmateriale og tekst. Det kan være at jurymedlemmer husker bilder du tidligere har sendt inn, og du vil dermed minske sjansen din for å få støtte.
Vitaliste
Vitaliste (CV) er som regel en del av søkergrunnlaget. Vitalisten inneholder som regel relevant utdanning, separatutstillinger, gruppe- og kollektivutstillinger samt prosjekter, både gjennomførte og planlagte. Den kan også inneholde innkjøp, utsmykninger og fullstendig liste over tildelte stipend. Det er ønskelig at vitalisten er oversiktlig og kort.Om du har en lang CV, lag gjerne et sammendrag der du trekker frem høydepunkter i karrieren, samt vektlegger de siste årene spesielt. Her kan du også gi en kort beskrivelse av hva du er opptatt av i kunstnerskapet ditt, men unngå overdreven bruk av referanser og poetisk språkbruk.
